← Takaisin Sataman käyttöohjeen sisällysluetteloon

3.2 Ilmoitukset

Kun ilmoittajaorganisaatio on luonut satamakäynnin, siihen liittyvät tiedot annetaan ilmoitusmuodollisuuksilla eli ilmoituksilla. Yksi ilmoitus vastaa yhtä tietokokonaisuutta, kuten saapumis-, lähtö-, lasti- tai miehistötietoja.

Tarkastele satamakäyntiin liittyviä ilmoituksia Ilmoitukset-näkymässä. Näkymä avautuu, kun valitset oman satamasi tai satama-alueesi satamakäynnin Satamakäynnit-näkymässä.

Satamaorganisaatio ei tavallisesti lisää tai lähetä satamakäynnin ilmoituksia. Ilmoittajaorganisaatio voi kuitenkin delegoida satamalle seuraavien ilmoitusten käsittelyn:

WAR — Jätekuitti saapumisen yhteydessä
ATA — Todellinen saapumisaika
ATD — Todellinen lähtöaika

Delegointi koskee vain tiettyä satamakäyntiä ja sille delegoitua ilmoitusta. Muiden ilmoitusten osalta satama tarkastelee ilmoittajaorganisaation lähettämiä tietoja.

Satamakäynnin Ilmoitukset-näkymä

Ilmoitukset-näkymässä voit tarkastella satamakäynnin perustietoja ja siihen liittyviä ilmoituksia. Jos satamalle on delegoitu WAR-, ATA- tai ATD-ilmoitus, voit myös käsitellä delegoitua ilmoitusta tässä näkymässä.

Satamakäynnin tiedot

Ilmoitukset-näkymän vasemmassa reunassa näkyvät seuraavat satamakäynnin perustiedot, jos ne on annettu:

satamakäynnin tunniste eli Visit ID
aluksen nimi
Suomessa vahvistettu jääluokka
satama eli UN/LOCODE-koodi
sataman osa
laituripaikka
ETA
ETD
edellinen satama
seuraava satama
ilmoittajaorganisaatio, joka on delegoinut satamalle WAR-, ATA- tai ATD-ilmoituksen.

Näkymässä voi näkyä myös satamakäyntiin liittyvä huomautus, kuten tieto puuttuvasta tai vanhentuneesta alustodistuksesta.

Ilmoituskortti ja ilmoituksen tila

Jokainen ilmoitus esitetään omana korttinaan. Ilmoituskortilla näkyvät:

ilmoituksen lyhenne
ilmoituksen nimi
ilmoituksen tila
määräaikaan tai lähettämiseen liittyvä tieto
lähetetyn ilmoituksen lähetysaika tai viimeisin päivitysaika
ilmoituksen lähettänyt organisaatio.

Satama tarkastelee tavallisesti ilmoittajaorganisaation lähettämiä ilmoituksia. Delegoidun WAR-, ATA- tai ATD-ilmoituksen kortilla voi näkyä myös seuraavia tiloja:

Myöhässä — delegoidun ilmoituksen määräaika on umpeutunut
Luonnokset — delegoitu ilmoitus on satamakäynnillä luonnoksena, mutta sitä ei ole vielä lähetetty
Lähetetty — ilmoitus on lähetetty.

Ilmoituskortilla näkyvä teksti kertoo, milloin ilmoitus tulisi lähettää tai milloin se on lähetetty.

Satamakäynnillä tarkasteltavat ja delegoitavat ilmoitukset

Osa satamakäynnin ilmoituksista annetaan kaikissa satamakäynneissä ja osa vain silloin, kun kyseinen tieto, toiminto tai olosuhde koskee satamakäyntiä.

Satamaorganisaatio voi tarkastella oman satamansa tai satama-alueensa satamakäynneille lähetettyjä, sataman käyttöön tarkoitettuja ilmoituksia. Ilmoitusten antamisesta vastaa tavallisesti ilmoittajaorganisaatio.

Kaikissa satamakäynneissä tulee olla lähetetty vähintään seuraavat ilmoitukset:

NOA — Saapumisedeltäilmoitus
DUE — Laivanisäntä- tai väylämaksuilmoitus
ATA — Todellinen saapumisaika
NOD — Lähtöedeltäilmoitus
ATD — Todellinen lähtöaika

Satama ei tavallisesti lisää, muokkaa tai lähetä ilmoituksia. Ilmoittajaorganisaatio voi kuitenkin delegoida satamalle seuraavien ilmoitusten käsittelyn:

WAR — Jätekuitti saapumisen yhteydessä
ATA — Todellinen saapumisaika
ATD — Todellinen lähtöaika

Delegointi koskee vain tiettyä satamakäyntiä ja sille delegoitua ilmoitusta. Satama ei voi käsitellä muita ilmoittajaorganisaation vastuulle kuuluvia ilmoituksia.

Delegoidun ATA- ja ATD-ilmoituksen edellytykset

Ennen delegoidun ATA-ilmoituksen lähettämistä tarkista, että ilmoittajaorganisaatio on lähettänyt satamakäynnille:

NOA-ilmoituksen
DUE-ilmoituksen.

Ennen delegoidun ATD-ilmoituksen lähettämistä tarkista, että ilmoittajaorganisaatio on lähettänyt satamakäynnille NOD-ilmoituksen.

Ilmoittajaorganisaatio vastaa saapumisen vahvistamisesta NOA-ilmoituksella ja lähdön vahvistamisesta NOD-ilmoituksella. ATA- tai ATD-ilmoituksen delegointi ei siirrä vahvistamista satamalle.

Kun satama lähettää delegoidun ilmoituksen, satama vastaa ilmoitukseen lisäämiensä tietojen oikeellisuudesta. Tarkista tiedot huolellisesti ennen lähettämistä. Älä lisää henkilötietoja muihin kuin niihin kenttiin, joissa niitä pyydetään erikseen.

Ilmoituksen lähettämisen jälkeen Nemo muodostaa ilmoitukselle käsittelyvastauksen. Erillistä viranomaisen kuittausta vastaanotosta ei välttämättä lähetetä.

Delegoitujen ilmoitusten tarkemmat täyttöohjeet löytyvät WAR-, ATA- ja ATD-ilmoitusten omista ohjeista.

Saapumisen ja lähdön vahvistuksen tarkistaminen

Ilmoittajaorganisaatio vahvistaa saapumisen, kun kaikki muut kyseiseen satamakäyntiin tarvittavat saapumiseen liittyvät ilmoitukset on lähetetty. Vahvistus annetaan NOA-ilmoituksella ennen ATA-ilmoituksen lähettämistä.

Vastaavasti ilmoittajaorganisaatio vahvistaa lähdön, kun kaikki muut tarvittavat lähtöön liittyvät ilmoitukset on lähetetty. Vahvistus annetaan NOD-ilmoituksella ennen ATD-ilmoituksen lähettämistä.

ATA- tai ATD-ilmoituksen delegointi ei siirrä NOA- tai NOD-ilmoituksella tehtävää vahvistamista satamalle.

Jos ATA-ilmoitus on delegoitu satamalle, tarkista ennen sen lähettämistä, että NOA- ja DUE-ilmoitukset on lähetetty. Jos ATD-ilmoitus on delegoitu satamalle, tarkista ennen sen lähettämistä, että NOD-ilmoitus on lähetetty.

Delegoidun ilmoituksen täyttäminen, lähettäminen ja päivittäminen

Delegoitu WAR-, ATA- tai ATD-ilmoitus näkyy kyseisen satamakäynnin Ilmoitukset-näkymässä.

Organisaatiosi ei lisää delegoitua ilmoitusta itse satamakäynnille. Käsittele Ilmoitukset-näkymässä näkyvää delegoitua ilmoitusta.

Näin avaat delegoidun ilmoituksen:

Avaa Satamakäynnit-näkymä.
Valitse satamakäynti.
Avaa satamalle delegoitu WAR-, ATA- tai ATD-ilmoitus sen kortista.

Delegoidun ilmoituksen tila ja käytettävissä olevat toiminnot näkyvät ilmoituskohtaisessa näkymässä.

WAR-ilmoituksia voi olla samalla satamakäynnillä useita. Jokaisella ilmoituksella on oma viitenumeronsa eli LRN (Local Reference Number), jonka avulla ilmoitukset erotetaan toisistaan.

Delegoidun ilmoituksen määräaika

Noudata delegoidun WAR-, ATA- tai ATD-ilmoituksen lähettämisen määräaikaa. Määräaika vaihtelee ilmoitustyypin ja tilanteen mukaan.

Tarkista määräaika ja mahdolliset poikkeukset viranomaisten määräyksistä ja kyseisen ilmoituksen omasta ohjeesta.

Delegoidun ilmoituksen täyttäminen, lähettäminen ja päivittäminen

Delegoidun ilmoituksen tiedoista osa on pakollisia ja osa täytetään vain tilanteen mukaan. Lomakkeelle voi tulla näkyviin uusia kenttiä tai osioita tekemiesi valintojen perusteella.

Tiedot tallentuvat täyttämisen aikana automaattisesti ilmoitusluonnokselle.

Näin täytät ja lähetät delegoidun ilmoituksen:

Avaa satamalle delegoitu WAR-, ATA- tai ATD-ilmoitus Ilmoitukset-näkymässä.
Täytä lomakkeelta puuttuvat tiedot.
Siirry tarvittaessa lomakkeen eri osioihin sisällysluettelosta.
Tarkista varoitusviestit, jotka kertovat puuttuvista tai korjattavista tiedoista. Varoituksen nuolesta pääset suoraan kyseisen kentän kohdalle.
Tarkista ja korjaa myös esitäytetyt tiedot.
Tarkista MAI-osion tiedot.
Paina Lähetä.

Lähetetyn ilmoituksen tila muuttuu Ilmoitukset-näkymässä Lähetetyksi.

Jos delegoidun ilmoituksen tietoja täytyy korjata ja ilmoituksen päivittäminen on sallittu, avaa lähetetty ilmoitus, korjaa tiedot ja lähetä ilmoitus uudelleen.

Delegoidun ilmoituksen kentät, taulukot ja liitteet

Lisää delegoituun ilmoitukseen tarvittaessa uusi kenttä tai osio painamalla Lisää.

Poista tarpeeton kenttä tai osio painamalla Poista eli roskakorikuvaketta.

Taulukossa voit:

lisätä uuden rivin Lisää-painikkeella
avata rivin muokattavaksi Muokkaa-painikkeella eli kynäkuvakkeella
poistaa virheellisen rivin Poista-painikkeella eli roskakorikuvakkeella.

Lisää ilmoitukseen tarvittaessa liitetiedosto painamalla Lataa tiedosto. Valitse tiedosto laitteeltasi ja vahvista lataus.

Ilmoitusten lomakeasetukset

Voit muuttaa Ilmoitusmuodollisuudet-asetuksista, missä laajuudessa ilmoituksen tietoja näytetään lomakkeella.

Avaa päävalikon profiilista Menu ja valitse Asetukset. Käytettävissä ovat seuraavat valinnat:

Vain olennaiset kentät — lomakkeella näytetään vain Suomessa kansallisesti vaaditut tietokentät
Vain täytetyt kentät — lomakkeella näytetään vain ne kentät, joihin on annettu tietoa
Näytä ohjeistukset — lomakkeella näytetään kenttäkohtaiset ohje- ja kuvaustekstit.

Asetukset muuttavat tietojen esitystapaa. Ne eivät muuta ilmoituksen sisältöä.

Lomakkeen kentät, taulukot ja liitteet

Lisää ilmoitukseen tarvittaessa uusi kenttä tai osio painamalla Lisää.

Poista tarpeeton kenttä tai osio painamalla Poista eli roskakorikuvaketta.

Taulukossa voit:

lisätä uuden rivin Lisää-painikkeella
avata rivin muokattavaksi Muokkaa-painikkeella eli kynäkuvakkeella
poistaa virheellisen rivin Poista-painikkeella eli roskakorikuvakkeella.

Lisää ilmoitukseen tarvittaessa liitetiedosto painamalla Lataa tiedosto. Valitse tiedosto laitteeltasi ja vahvista lataus.

Ilmoituksen otsikkotiedot (MAI) ja vastaustiedot (RES+FRM)

Jokaiseen ilmoitukseen liittyy sen yksilöimiseen, välittämiseen ja käsittelyyn tarvittavia otsikko- ja vastaustietoja.

MAI sisältää lähetettävän ilmoituksen otsikkotiedot. Ilmoituksen lähettämisen jälkeen sille muodostuvat RES+FRM-osio, jotka sisältävät ilmoituksen käsittelyä koskevan vastauksen.

Tietojen avulla:

ilmoitus yhdistetään oikeaan satamakäyntiin ja ilmoittajaan
alkuperäinen ilmoitus ja sen myöhemmät päivitykset tunnistetaan
ilmoitus välitetään käsiteltäväksi oikeassa muodossa
käsittelyä koskeva vastaus yhdistetään oikeaan ilmoitukseen
näytetään, onko ilmoitus hyväksytty vai edellyttääkö se toimenpiteitä.

MAI-, RES+FRM-osiot näkyvät ilmoituslomakkeella osana ilmoituskohtaista näkymää.

MAI — Ilmoituksen otsikkotiedot

MAI-osio sisältää ilmoituksen tunnistamiseen, välittämiseen ja seurantaan tarvittavat tiedot. Tällaisia ovat esimerkiksi:

ilmoituksen ja satamakäynnin tunnisteet
ilmoitustyyppi
ilmoittajaa koskevat tiedot.

Nemo muodostaa MAI-osion tiedot automaattisesti satamakäynnin, ilmoituksen ja käyttäjän organisaatiotietojen perusteella. MAI-osion tietoja ei voi muuttaa ilmoituslomakkeella.

RES — Vastauksen otsikkotiedot

RES-osio sisältää vastauksen tunnistamiseen ja alkuperäiseen ilmoitukseen yhdistämiseen tarvittavat tiedot. Tällaisia ovat esimerkiksi:

vastauksen tunniste
vastaustyyppi
vastauksen antanut viranomainen
viittaus ilmoitukseen, jota vastaus koskee.

RES-osion tietoja ei voi muuttaa.

FRM — Vastaus ilmoitukseen

FRM-osio sisältää ilmoituksen käsittelyn tuloksen. Siinä näkyvät:

ilmoituksen käsittelyn tila
mahdolliset lisätiedot
virheet
varoitukset.

Virhetieto voi osoittaa myös ilmoituksen kentän tai taulukkorivin, jota palaute koskee.

RES- ja FRM-osioiden tietoja ei voi muuttaa.

Delegoidun ilmoituksen käsittelyvastauksen tarkistaminen

Kun olet lähettänyt delegoidun ilmoituksen, tarkista sille muodostunut vastaus ilmoituskohtaisesta näkymästä.

Toimi vastauksen perusteella seuraavasti:

Jos ilmoitus on hyväksytty, vastauksen perusteella ei tarvitse tehdä muutoksia.
Jos ilmoitus on hyväksytty ehdollisesti, tarkista vastauksen lisätiedot ja mahdolliset jatkotoimet.
Jos ilmoitus on hylätty tai puutteellinen, tarkista ilmoitetut virheet, korjaa ilmoitus ja lähetä se uudelleen.
Tarkista myös varoitukset ja arvioi, edellyttävätkö ne tietojen korjaamista.

Hyväksytty FRM-vastaus vahvistaa, että ilmoitus on hyväksytty käsiteltäväksi. Se ei sellaisenaan tarkoita aluksen selvityspäätöstä, lähtölupaa tai muuta erillistä viranomaispäätöstä.

Lähetetyn ilmoituksen yhteenveto-PDF tallentaminen

Voit tallentaa lähetetyn ilmoituksen tiedoista yhteenveto-PDF. Yhteenveto sisältää ilmoituksen lähetetyt tiedot ja esittää ne ilmoituslomaketta vastaavassa rakenteessa.

Näin tallennat PDF-tiedoston:

Valitse Ilmoitukset-näkymästä lähetetty ilmoitus, jonka yhteenvedon haluat tallentaa.
Paina Tulosta PDF.
Valitse tulostusikkunassa kohteeksi Tallenna PDF-muodossa tai käyttöjärjestelmäsi vastaava vaihtoehto.
Vahvista tallennus.

Ilmoitus voi näkyä esikatselussa pienikokoisena, eikä esikatselu skaalaudu oikein kaikissa käyttöjärjestelmissä. Tallennetussa PDF-tiedostossa ilmoitus näkyy oikeassa koossa.

PDF-tiedosto tallentuu laitteellesi ja sisältää ilmoituksen lähetetyt tiedot.

Delegoidun ilmoituksen poistaminen

Poista WAR-ilmoitus, jos sitä ei enää tarvita tai jos se on lisätty virheellisesti, ja jos Poista-toiminto on käytettävissä.

ATA- ja ATD-ilmoituksia ei voi poistaa satamakäynniltä.

Näin poistat poistettavissa olevan delegoidun ilmoituksen:

Avaa Satamakäynnit-näkymä.
Avaa haluamasi satamakäynti.
Avaa poistettava delegoitu ilmoitus.
Paina Poista.

Näet, että poistettua ilmoitusta ei näy enää satamakäynnillä.